TAX FILE NUMBER (TFN) LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN TẠO MÃ SỐ THUẾ (TFN) TẠI ÚC CHUẨN NHẤT

Hướng dẫn tạo mã số thuế TFN tai Úc chuẩn nhất - TFN (Tax File Number) là một trong những giấy tờ quan trọng nhất bạn cần đăng ký ngay khi bắt đầu du học Úc và làm việc tại Úc. Rất nhiều du học sinh và người mới sang thường chủ quan, cho đến khi nhận payslip đầu tiên mới “tá hỏa” vì bị khấu trừ thuế lên tới 45% thu nhập chỉ vì chưa cung cấp TFN cho chủ lao động. Vì thế, những bạn đang giữ visa tạm trú như visa sinh viên, visa 462, 482 cần làm mã số thuế cá nhân tại Úc để tránh bị mất tiền oan nhé.

Bạn có thể tự làm TFN hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên khi bạn tra Google thì có rất nhiều dịch vụ làm TFN online mất  phí hiện lên ở trang đầu tìm kiếm. Bạn chỉ nên truy cập website có tên miền ATO.gov.au để đăng ký TFN. Bài viết này của Rightway sẽ thông tin chi tiết đến bạn về Tax file number, hướng dẫn tạo mã số thuế (TFN) tại Úc chuẩn nhất  trên hệ thống ATO và một số điều cần nắm khi sở hữu TFN tại Úc.

1. Tax File Number là gì?

Tax File Number (TFN) là mã số thuế cá nhân tại Úc, được sử dụng trong hệ thống thuế và quỹ hưu trí (superannuation). Đây là một dãy số duy nhất, thường gồm 9 chữ số, gắn liền với mỗi cá nhân suốt đời và không thay đổi dù bạn đổi tên, thay đổi công việc, chuyển nơi ở hay sinh sống ở nước ngoài. Việc đăng ký TFN hoàn toàn miễn phí và mỗi người chỉ được cấp một TFN duy nhất bởi Cơ quan Thuế Úc (ATO).

TFN giúp ATO và các tổ chức liên quan xác định danh tính của bạn khi:

• Làm việc
• Khai thuế thu nhập
• Mở tài khoản superannuation
• Sử dụng dịch vụ tài chính
• Đăng ký các quyền lợi từ chính phủ.

Nếu không cung cấp TFN, bạn có thể bị khấu trừ thuế ở mức cao hơn bình thường, đồng thời gặp hạn chế khi khai thuế trực tuyến, xin một số khoản trợ cấp hoặc đăng ký mã số doanh nghiệp (ABN).

Điều kiện đăng ký TFN online

Bạn có thể đăng ký TFN qua hệ thống online của ATO nếu:

• Đang ở trong lãnh thổ Úc
• Có visa hợp lệ có quyền làm việc
• Hộ chiếu liên kết với visa

2. Hướng dẫn đăng ký TFN trực tuyến trên ATO?

Rightway sẽ hướng dẫn đăng ký TFN trực tuyến nhanh chóng trên trang web chính thức của ATO. 

Bước 1: Truy cập website ATO

Truy cập trang web chính thức của ATO tại đây. Màn hình sẽ hiển thị giao diện thông tin về TFN, hãy lựa chọn mục “Apply for a TFN”.

Chuyển sang giao diện mới, tiếp tục chọn mục “Permanent migrants and temporary visitors - TFN application”. 

Kéo xuống phía dưới, bạn sẽ thấy nút “Apply online for a TFN using the IAR”. Sau khi click vào, ATO sẽ thông tin đến bạn một số điều cần lưu ý trước khi bắt đầu nhập thông tin, bạn chỉ cần nhấn “Start” để bắt đầu nhập thông tin nhé.

Bước 2: Quy trình nhập thông tin TFN sẽ gồm 5 stage

Stage 1: Identification
Ở mục “Travel documentation”, hãy khai báo số passport, quốc tịch và thông tin bạn đã từng đến Úc hay chưa. Các thông tin này nhằm giúp ATO xác định bạn có đủ điều kiện để được cấp TFN hay không nên hãy cẩn thận khi nhập, đặc biệt cần kiểm tra kỹ số passport nhé.

Ở mục “Personal details”, hãy nhập tất cả thông tin về họ & tên - ở đây Rightway lấy ví dụ tên của bạn là "Nguyễn Văn Giả Sử", khi nhập họ & tên sẽ như hướng dẫn ở hình bên dưới; ngày tháng năm sinh, tình trạng hôn nhân. Sau khi nhập đầy đủ, bấm nút tiếp theo để sang stage 2.

Stage 2: Tax file number

• Hệ thống sẽ hỏi bạn đã từng đăng ký/từng được cấp TFN hoặc ABN (Số doanh nghiệp Úc) trước đây chưa.
• Bạn cần xác nhận xem mình đã từng khai thuế, sở hữu bất động sản hay có hoạt động kinh doanh nào khác tại Úc hay chưa. Nếu chưa từng, bạn chọn "No".
• Tại mục cho phép Sở Thuế (ATO) nhận thông tin số thuế của bạn, nếu bạn muốn nhận số thuế thì chọn "Yes”

Stage 3: Address

• Địa chỉ nhận thư: Bạn cần điền chính xác địa chỉ tại Úc để Sở Thuế gửi thư chứa mã số thuế về. Thời gian nhận thư là trong vòng 28 ngày.
• Địa chỉ cư trú: Bạn phải điền địa chỉ nơi bạn đang sinh sống hiện tại. Nếu địa chỉ này trùng với địa chỉ nhận thư ở trên, bạn có thể đánh dấu vào ô xác nhận để hệ thống tự điền.

Lưu ý: Nếu bạn là du khách tạm thời, bạn có thể sử dụng địa chỉ quen biết để nhận thư, nhưng cần ghi rõ địa chỉ cư trú hiện tại của bản thân.

Stage 4: Contact

• Bạn cần cung cấp thông tin của ít nhất một người để Sở Thuế liên hệ khi cần. Bạn có thể điền thông tin của chính mình (Tên, Số điện thoại, Email).

• Nếu bạn gặp khó khăn về ngôn ngữ hoặc vấn đề khác, bạn có thể điền thông tin của người đại diện khác sau khi tích vào ô ủy quyền

Stage 5: Summary

• Hệ thống sẽ hiện ra bảng tổng hợp để bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin. Nếu sai sót, bạn có thể chỉnh sửa lại.

• Sau khi chắc chắn thông tin đã đúng, bạn tích vào ô xác nhận (Declaration) và bấm nút Submit (Nộp).

Sau khi nộp thành công, màn hình sẽ hiện thông báo thành công kèm theo một mã số tham chiếu (ATO receipt ID). Bạn nên lưu lại mã số này. Cẩn thận hơn thì bạn nên tải file PDF xác nhận về máy để lưu trữ nhé. Nếu sau 28 ngày ko nhận đc mã TFN, thì bạn có thể gọi lên ATO hỏi và đọc mã số tham chiếu này để nhân viên kiểm tra tình trạng đơn đã nộp.

Bước 3: Tạo tài khoản myGov và liên kết với ATO

Bước tiếp theo khi bạn muốn khai thuế tại Úc là tạo tài khoản myGov và liên kết trực tiếp với ATO (Cơ quan Thuế Úc). 

Khi tài khoản được liên kết, các thông tin thu nhập do chủ lao động, ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính cung cấp sẽ được gửi về ATO và hiển thị trong hồ sơ thuế của bạn.

Việc liên kết myGov với ATO giúp quá trình khai thuế diễn ra nhanh chóng, chính xác và hạn chế sai sót, vì nhiều dữ liệu đã được hệ thống tự động cập nhật sẵn.

Để hoàn tất liên kết, bạn cần chuẩn bị và xác nhận các thông tin cá nhân sau:

• Họ và tên đầy đủ
• Tax File Number (TFN)
• Ngày tháng năm sinh

Bước 4: Khai thuế trực tuyến qua hệ thống myTax

myTax là hệ thống khai thuế trực tuyến của ATO và được truy cập thông qua tài khoản myGov mà bạn đã liên kết ở bước trên. Đây là cách khai thuế đơn giản và phổ biến nhất tại Úc.

Sau khi đăng nhập vào myTax, hệ thống sẽ tự động hiển thị các thông tin thu nhập đã được chủ lao động hoặc ngân hàng báo cáo trước đó. Bạn cần kiểm tra kỹ các nguồn thu nhập này để đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.

Hệ thống myTax cũng sẽ tự động cá nhân hóa tờ khai dựa trên hồ sơ của bạn. Trong quá trình khai, bạn có thể lưu lại bản nháp để chỉnh sửa và cập nhật thông tin trước khi nộp chính thức.

3. Làm gì khi quên TFN hoặc nghi ngờ TFN bị sử dụng trái phép?

3.1 Trường hợp TFN bị thất lạc hoặc bạn không nhớ số

Nếu bạn đã có TFN nhưng không thể tìm thấy, bạn có thể tìm lại thông qua các cách sau mà không cần phải nộp đơn đăng ký lại:
1. Kiểm tra Dịch vụ Trực tuyến

• MyGov / Ứng dụng ATO: Bạn có thể tìm thấy TFN bằng cách đăng nhập vào tài khoản myGov hoặc ứng dụng ATO trên điện thoại.
• ATO Online: Truy cập các dịch vụ trực tuyến của ATO để xem thông tin chi tiết của bạn,.

2. Kiểm tra Giấy tờ Cá nhân

Bạn thường có thể tìm thấy số TFN được in trên các tài liệu sau:

• Giấy tờ thuế: Thông báo đánh giá thuế thu nhập (Notice of assessment - NOA) nếu bạn đã từng khai thuế trước đây.
• Thư từ ATO: Các thư từ bạn nhận được từ Sở Thuế, ví dụ như bản sao kê tài khoản (statement of account).
• Hồ sơ việc làm: Bảng tóm tắt thanh toán (payment summary) hoặc báo cáo thu nhập (income statement) do người sử dụng lao động cung cấp.
• Quỹ hưu trí: Bản sao kê tài khoản hưu trí (superannuation) của bạn.
• Biên lai đăng ký: Nếu bạn mới đăng ký gần đây, hãy kiểm tra lại file PDF xác nhận hoặc mã số tham chiếu (ATO receipt ID) mà bạn đã lưu sau khi nộp đơn.

3. Hỏi Đại lý Thuế: Nếu bạn có sử dụng dịch vụ của một đại lý thuế có đăng ký (registered tax agent), bạn có thể yêu cầu họ cung cấp số TFN cho bạn

3.2 Trường hợp nghi ngờ TFN bị đánh cắp hoặc bị sử dụng trái phép

Nếu bạn nghi ngờ TFN của mình đã bị đánh cắp, thất lạc hoặc bị bên thứ ba truy cập trái phép, bạn phải thông báo cho Sở Thuế Úc (ATO) càng sớm càng tốt.

• Nơi liên hệ: Gọi cho Trung tâm hỗ trợ danh tính khách hàng (Client identity support centre) theo số 1800 467 033.
• Thời gian làm việc: Từ 8:00 sáng đến 6:00 chiều, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.
• Hình thức hỗ trợ: Họ sẽ cung cấp thông tin, lời khuyên và hỗ trợ để bạn thiết lập lại danh tính của mình. Họ cũng có thể áp dụng các biện pháp bảo mật để giám sát bất kỳ hoạt động bất thường hoặc đáng ngờ nào trên tài khoản của bạn

4. Cách thay đổi thông tin TFN của bạn?

Nếu thông tin cá nhân của bạn có sự thay đổi, bạn cần nhanh chóng cập nhật để xử lý. Bạn có thể cập nhật nhanh chóng tại Update your TFN registration. 

Các hạng mục bạn có thể yêu cầu cập nhật thông tin:

• Cập nhật thông tin liên hệ cá nhân
• Cập nhật họ tên (cần giấy tờ chứng minh danh tính)
• Cập nhật ngày sinh (cần giấy tờ chứng minh danh tính)
• Cập nhật giới tính
• Cập nhật thông tin ngân hàng

Và đó là tất cả thông tin bạn cần biết khi đăng ký TFN trực tuyến trên ATO. Mọi thông tin cần thêm về quy trình đăng ký TFN trực tuyến ở Úc, bạn có thể liên hệ với Rightway để được hỗ trợ thêm nhé!